Надмірна концентрація нарад пояснюється зокрема тим, що лідери прагнуть більшого контролю або вважають, що балаканина щось прояснює і прискорює робочий процес. Глава мегауспішної корпорації знав, як зробити робочі зустрічі дійсно продуктивними. Настав час звернутися до його порад.

Цікаво Завдяки Сімейній кімнаті юна Богданка може бути поряд з рідними, поки долає рідкісну хворобу

Головне, що ви маєте усвідомити, це наскільки зустріч вам дійсно потрібна. Якщо на кожне з цих трьох питань ви отримаєте негативну відповідь – не призначайте нараду:

  1. Чи потрібен для цієї зустрічі зворотний зв'язок від інших або вона носить винятково інформаційний характер?
  2. Якщо мені потрібен зворотний зв'язок, чи є збори більш ефективним способом отримати його, ніж повідомлення або електронний лист?
  3. Чи дадуть збори що-небудь, чого не буде в електронному листі або повідомленні (наприклад, оперативний зворотний зв'язок щодо проблем, які постійно змінюються)?

3 правила нарад від Стіва Джобса

1. Список запрошених повинен бути невеликим – від 3 до 5 осіб

Стів Джобс був переконаний, що чим більше людей на зустрічі, тим вона менш продуктивна. Занадто багато голосів перетворюється в море шуму, і малоймовірно, що ви чого-небудь досягнете. Одного разу Джобс відхилив запрошення президента США Барака Обами на технічну зустріч, тому що список гостей був занадто довгим.

Google Читайте більше перевірених новин Додайте 24 Канал у вибрані джерела в Google Додати

Крім того, при складанні списку запрошених точно знайте, якою буде роль кожної людини на зборах. Якщо вони не можуть або не хочуть робити свій внесок – викресліть їх. Усім, хто приходить за базовою інформацією, ви можете надіслати стенограму або відеозапис після зустрічі.

2. Порядок денний повинен бути коротким – не більше як три пункти

Головна мета – зосередитися. Якщо на порядку денному понад три пункти, ви можете заблукати серед потоку незв'язаних тим і побічних розмов. Будьте короткими, а також переконайтеся, що усі три пункти нерозривно пов'язані з основною метою зустрічі.

3. Тривалість зустрічі не повинна перевищувати 30 хвилин

Вам може здатися, що зміст певної зустрічі вимагає більшого часового проміжку, однак зазвичай – це марно витрачений час. Наш мозок не в змозі підтримувати змістовну аналітичну дискусію дуже довго. Так, 30 хвилин – це оптимальний час, за який ви зможете розподілити ключову інформацію за акцентними фрагментами (1 – 2 хвилини). Відтак зростає вірогідність того, що врешті-решт вас зрозуміють.